Hoe vaak moet u een tachograaf en bestuurderskaart uitlezen?
Voor digitale tachografen gelden twee belangrijke maximumtermijnen: de gegevens van de voertuigunit moeten uiterlijk om de 90 dagen worden gedownload en de bestuurderskaart uiterlijk om de 28 dagen. Dat zijn uiterste grenzen, geen ideale planning voor elke vloot.
Wie tot de laatste dag wacht, loopt bij vakantie, ziekte, voertuigonderhoud of een defect snel achterstand op. Een goed proces downloadt daarom automatisch en controleert afzonderlijk of de bestanden volledig, leesbaar en tijdig beschikbaar zijn.
De wettelijke maximumtermijnen
| Gegevensbron | Maximale periode | Praktische aanpak |
|---|---|---|
| Voertuigunit | 90 dagen | Automatisch en ruimschoots vóór de uiterste datum |
| Bestuurderskaart | 28 dagen | Regelmatig en na elke nieuwe beschikbare periode |
Verordening (EU) nr. 581/2010 legt deze maximumperiodes vast voor ondernemingen die voertuigen gebruiken waarop de Europese rij- en rusttijdenregels van toepassing zijn. Downloaden kopieert de gegevens; het mag de originele gegevens in tachograaf of kaart niet wijzigen.
Downloaden is niet hetzelfde als controleren
Een DDD-bestand op een server bewaren is slechts de eerste stap. De onderneming moet ook kunnen aantonen dat ze de gegevens opvolgt. Controleer ontbrekende periodes, ongeldige activiteiten, rijden zonder kaart, overschrijdingen en bestanden die niet correct kunnen worden gelezen.
Leg vast wie waarschuwingen beoordeelt, binnen welke termijn een chauffeur om uitleg wordt gevraagd en hoe opleiding of correctieve actie wordt geregistreerd.
Wanneer is vroeger uitlezen verstandig?
- wanneer een chauffeur uit dienst gaat of langdurig afwezig zal zijn;
- vóór een voertuig wordt verkocht, teruggegeven of naar een andere entiteit verhuist;
- na een defect, vervanging of kalibratie van de tachograaf;
- wanneer een bestuurderskaart bijna vervalt, verloren is of wordt vervangen;
- na een incident of wanneer specifieke gegevens als bewijs nodig zijn;
- bij voertuigen die slechts af en toe op de vestiging terugkomen.
Waarom manueel uitlezen vaak misloopt
Bij manuele downloads moeten voertuig, bestuurderskaart en verantwoordelijke op hetzelfde moment beschikbaar zijn. In een verspreide of internationale vloot leidt dat snel tot uitstel. Een spreadsheet met vervaldata helpt, maar voorkomt niet dat een voertuig weken onderweg is of een chauffeur niet op kantoor komt.
Automatische remote downloads gebruiken de bedrijfskaart en de communicatieverbinding van het voertuig om bestanden op afstand op te halen. De chauffeur hoeft daarvoor niet naar kantoor en de planning hoeft geen apart downloadmoment te organiseren.
Wat moet een goed controlescherm tonen?
- datum van de laatste geslaagde download per voertuig en chauffeur;
- volgende interne deadline en wettelijke uiterste datum;
- mislukte pogingen en de technische reden;
- voertuigen of kaarten zonder recente gegevens;
- status van bedrijfskaart en autorisatie;
- beschikbaarheid van originele DDD-bestanden;
- waarschuwingen voor mogelijke rij- en rusttijdovertredingen.
Bewaar originele bestanden veilig
Bewaar DDD-bestanden in hun oorspronkelijke vorm, met een betrouwbare back-up en beperkte toegang. Geef bestanden een consistente koppeling aan voertuig, chauffeur en periode. Vermijd dat exports alleen op een persoonlijke computer of in een mailbox staan.
De downloadtermijn en de bewaartermijn zijn niet hetzelfde. Stem archivering af op de toepasselijke regelgeving, controles, loon- en personeelsprocessen en eventuele lopende dossiers.
Praktische maandcontrole
- Controleer alle voertuigen en chauffeurs met een naderende deadline.
- Onderzoek mislukte downloads onmiddellijk.
- Koppel nieuwe voertuigen en bestuurderskaarten vóór het eerste gebruik.
- Verwijder oude koppelingen pas nadat alle gegevens veilig zijn opgehaald.
- Bespreek terugkerende overtredingen met planning en chauffeurs.
- Test periodiek of bestanden werkelijk geopend en geëxporteerd kunnen worden.
Automatische tachograafdownloads met Mergroup
Mergroup automatiseert de download van voertuigunit en bestuurderskaart, bewaart de bestanden centraal en waarschuwt wanneer gegevens ontbreken of een deadline nadert. De oplossing kan worden gecombineerd met track & trace en rapportering over rij- en rusttijden.
Officiële bronnen
Laatst inhoudelijk gecontroleerd: 27 augustus 2026. Dit artikel geeft een praktische samenvatting en vervangt geen juridisch advies.